タスク管理を細かくやった方がいい理由

おはようございます！
AI担当の日高慎哉です！

今日は日曜日！
僕は日曜日か月曜の朝に
次の１週間の予定を組んでいきます

この時間がなかなか好きで
時間のパズルをしているように
隙間にタスクを埋め込んでいます

単純に埋めるだけではなく
樺沢紫苑さんの「神時間術」という
書籍をに書いてある

脳科学に基づく最高の時間の使い方を
ある程度参考に組むようにしてます
※あくまでもある程度です

↓これが樺沢さんの時間の使い方の勧め

自分的にも朝の方が
頭が冴えているので
重要なことをやって

14時から16時は
眠気が来ることが多いので

頭を使わない仕事か
逆に眠くならないように
ミーティングを入れたり

16時以降は
上記には書いてないですが
数字系が強くなるという話もあり
経理系の仕事をやったり・・

という感じで
タスクを決めています

また
タスクは
30分刻みで何をやるか？を
可能な限り明確に書くようにしてます

ちなみに30分刻みというのは
集中力の問題です

人間の集中力は
そんなに長く持ちません

樺沢さんの
書籍によると
集中力は45分しか続かないとか・・・

なので学校の授業は
45分刻みになっているというような
ことが書かれてます

僕自身は
30分から45分程度で
１つのタスクを作るようにしてます

ちなみになんですが
このタスクが2時間とか3時間になっているのは
タスクが分解できていない証拠です

たとえば
プレゼン資料を作る

と言うタスクがある場合
これが3時間かかる予定だったとします

カレンダーに
一気に3時間の予定を取ってた場合

他に緊急の用事が入って
この資料作成に使える時間が
1時間しか無くなった場合

予定をずらすしかない・・・

ということもあるかと思います

ただ
この資料作成というタスクですが
細かくバラすと
下記のようになると思います

※タスクの作り方がわからない時は
ChatGPTに聞くと良いです
↓3時間の予定で30分刻みで出力した結果

1. 目的設定とアウトライン作成（30分）

– 目的とゴールの確認（10分）
– ターゲットオーディエンスの特定（10分）
– テーマと主なメッセージの決定（10分）

2. 情報収集と資料準備（30分）

– 資料のアウトライン作成（15分）
– データと情報の収集（15分）

3. 視覚資料の選定とスライド設計（30分）

– 視覚資料（グラフ・画像）の選定（10分）
– ビジュアルデザインの選定（10分）
– 各スライドの詳細設計（10分）

4. スライドの作成とテキスト執筆（30分）

– スライドレイアウトの構築（15分）
– テキストの執筆（15分）

5. スライド校正とアニメーション設定（30分）

– スライド内容の校正（15分）
– トランジションとアニメーションの設定（15分）

6. 結論作成とリハーサル（30分）

– 結論部分の草案作成（10分）
– 結論スライドの設計（10分）
– プレゼン全体のリハーサル（10分）

7. フィードバックと最終調整（30分）

– フィードバックの収集（10分）
– 最終調整（15分）
– プレゼン資料の最終確認（5分）

細かくバラすとこうなります

では
今日の3時間で作ろうと思っていたのに
1時間しか今日は時間が取れないとなった場合でも

1と2の作業は今日できることになります

それをやるだけで
「あー今日も作れなかった」という
後悔(ストレス)は減ります

すごく長い説明になりましたが

上記の理由
・集中力が続く時間
・予定のこまめなコントロールかできる

ということで
僕は30分刻みにしています

今日、タスクの細かい話を
書きたかったわけじゃないですが
書いていたら違う方向へ行ってしまいました・・・

明日へ続く・・・・

それでは
また明日！