僕のタスク管理術！GTD理論とは？

おはようございます！
日高慎哉です！

本日は月曜日！
仕事の始まりです！

 

相変わらず
スケジュールはパンパンです！

今週もやらなきゃ
いけないことだらけ

 

ちょいちょいこのブログで
タスクのことについて
書かせてもらっていますが

僕は10年以上
「GTD」と言う方法で
タスク管理をしています！
※途中何度か挫折

↑古い ?

 

GTDタスク管理とは？

この方法は

ストレスをなくして
心にゆとりを持ちながら
「最大限の効率」で仕事をこなせる
タスク管理の手法

 

GTD（Getting Things Done：物事を成し遂げる）

アメリカのの経営コンサルタント
デビッド・アレンさんが
提唱した有名な仕事術で

毎日忙しく
あれもやらなきゃ
これもやらなきゃと

日々忙しい方にぴったりの
方法です！

 

GTDを取り入れた結果

この方法を取り入れる前は
タスクは自分の頭の中
重要なことだけノートに書いておく

そんな方法で
忘れてた・・なんてことも
しばしば

この方法取り入れてからは
細かいことも忘れると言うことは
ほぼなくなりました

僕は基本的に
忘れてしまう

そもそも人間は基本的には
忘れる生き物

 

このGTDというは
基本的に頭を空っぽにしましょう！

と言う考え方になっている！

 

なので
僕は基本的にやるべき時が来るまで
そのタスクのことは
考えないようにしている(忘れる)

 

は！っと思い出すこともないので
今の仕事に集中もできる！

またタスクを細かくするので
複雑なことを簡単にできると言う
メリットもある

↓以前のブログで紹介

複雑な仕事は分解することで単純になる

 

GTDの基本5ステップ

では、このGTD理論具体的には
どんな感じでやっていくのかを
簡単に説明します！

GTDには5つのステップがあり

書籍のまんま書くと

1.収集
↓
2.処理
↓
3.整理
↓
4.レビュー
↓
5.実行

 

STEP.1　収集

頭の中にある全てのことを書き出す

全てです
プライベートなことも
ちょっとした気になることも全て

 

STEP.2 処理

1で描き出しタスクを明確にします

・重要なタスクなのか？
・いつやるべきなのか？
・どのぐらい時間がかかるのか？
・自分がやるべき仕事か、他人に任せられるか？
・ボヤッとしてないか？

ボヤッとと言うのは
〜すると言うような動詞に
することで明確になる

 

このGTDでは
この処理の段階で
2分以内に終わるものは
すぐに実行しましょうとなっている

 

STEP.3 整理

カテゴリ分けします

プロジェクト(複数のタスク)なのか？
プライベートのことなのか？
１回で終わるタスクなのか？

 

例えば
社内の飲み会の幹事を任されたと言うのは
プロジェクトになります

幹事をやるにもやることはいっぱいあります
・参加人数確認
・場所の手配
・参加者への連絡・・・などなど

 

STEP.2で明確にしたタスクを
なんのプロジェクトなのか？
分類していきます！

 

STEP.4 レビュー

定期的に見直しましょう！
というステップ

タスクはどこかで
ズレが出てくるので

1日に１回
週に１回

などルールを決めて
定期的に見直しを
しましょうと言うことです！

 

STEP.5 実行

あとは決めたことを
実行していくだけです！

ここで実行する前に
何かを考えてしまって
手が止まるようだったら

STEP2での段階で
やることが明確に
なってないと言うことです！

あとはこのステップを
繰り返しとなります！

まとめ

すっごくざっくり
お話ししました

僕はこのルールで
仕事に取り組んでいるので
あまり迷うことがなく

頭にも極力ストレスなく
仕事を進められていると
感じています

 

定着するまでに
時間かかりましたが

だいぶ自分のことを
信用できるようになりました(笑)

 

そもそも覚えておくことが
できないんだから

覚えておかなくていいシステムを
作ると言うのが良いですね！

 

ちなみに
興味ある方は
こちらの書籍を読んでみてください！

まあまあボリュームがあって
翻訳も難しい
読みにくい本です(笑)

 

それでは
また明日！